Databehandleravtale

1. Parter og formål

Denne databehandleravtalen er en del av avtalen mellom Ukeruta (databehandler) og virksomheten som oppretter eller bruker en Ukeruta-konto (kunden, behandlingsansvarlig). Den regulerer behandling av personopplysninger som skjer når Ukeruta leverer tjenesten til kunden.

Personen som godtar avtalen bekrefter at vedkommende har nødvendig fullmakt til å binde kunden. Avtalen godtas ved opprettelse av konto og på nytt dersom en ny avtaleversjon krever det.

2. Roller og ansvar

Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysninger kunden legger inn eller får behandlet i tjenesten. Dette omfatter normalt opplysninger om ansatte, arbeidsplaner, fravær, prosjekt, oppdrag, interne meldinger, kompetanse og tilhørende driftsdata.

Ukeruta behandler disse opplysningene kun på kundens dokumenterte instruks og for å levere, sikre, drifte og forbedre avtalt funksjonalitet. Ukeruta er selv behandlingsansvarlig for egne kunde-, abonnements-, betalings-, sikkerhets- og supportopplysninger.

3. Behandlingens rammer

• Formål: levere ressursplanlegging, kommunikasjon, varsler, prosjekt- og driftsfunksjoner.
• Varighet: så lenge kunden har tilgang til tjenesten og deretter i tråd med avtalte slette- og eksportfrister.
• Registrerte: kundens ansatte, innleide, kontaktpersoner og andre personer kunden registrerer i tjenesten.
• Datatyper: identitets- og kontaktopplysninger, rolle, plan, fravær, prosjekt- og kommunikasjonshistorikk.

Kunden er ansvarlig for at behandlingsgrunnlag, informasjon til registrerte, tilgangsstyring og egne instrukser er lovlige og tilstrekkelige.

4. Ukerutas plikter

• Behandle opplysninger konfidensielt og bare etter kundens instruks.
• Bruke egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak.
• Begrense tilgang til autorisert personell med tjenstlig behov.
• Bistå kunden med rimelige henvendelser om innsyn, sikkerhet, avvik og sletting.
• Varsle kunden uten ugrunnet opphold ved et bekreftet brudd på personopplysningssikkerheten som gjelder kundens data.

5. Underleverandører

Ukeruta kan bruke underleverandører når det er nødvendig for å levere tjenesten. Gjeldende liste, formål og datatyper finnes i underleverandøroversikten. Ukeruta skal inngå nødvendige avtaler med underleverandører som behandler kundens data på Ukerutas vegne.

6. Endringer i avtalen eller underleverandører

Ved endring av underleverandører, behandlingsformål eller annet avtaleverk som krever ny vurdering, oppdaterer Ukeruta denne avtalen og underleverandørlisten. Kundens bedriftadministrator varsles i tjenesten. Den nye avtaleversjonen må leses og godtas før kundens ordinære tilgang åpnes videre.

Kunden kan kontakte post@ukeruta.io med spørsmål eller innsigelser før ny aksept gis.

7. Opphør og sletting

Ved opphør kan kunden be om eksport av egne data innen gjeldende frist i vilkårene for bruk. Etter fristen slettes eller anonymiseres kundens data, med mindre videre lagring følger av lov eller er nødvendig for å håndtere et dokumentert krav.

8. Kontakt

Spørsmål om denne avtalen, underleverandører eller personvern rettes til post@ukeruta.io. Se også personvernerklæringen.